طراحي سايت و سئو سايت طراحي سايت و سئو سايت .

طراحي سايت و سئو سايت

چكيده كتاب (برگزاري جلسات ارزشمند)

نكات كليدي كتاب

  • در آماده شدن براي برگزاري يك جلسه، پيشاپيش اهداف آن را تشريح كنيد و به شركت كنندگان اجازه دهيد و به مرور اسناد مربوطه بپردازند.
  • از شركت كنندگان بپرسيد كه براي صحبت پيرامون موارد ذكر شده در دستور كار جلسه به چقدر زمان نياز دارند سپس ۵۰ درصد زمان بيشتر را به آن را اضافه كنيد اغلب افراد زمان لازم براي صحبت را كمتر از حد معمول تخمين مي زنند.
  • برنامه ريزي و اجرا بسيار مهم هستند از انتخاب مكان هاي پرتردد و اتاق هايي با اندازه نامناسب اجتناب كنيد هرگونه نياز به وسايل فني را از پيش در نظر بگيريد.
  • براي صرفه جويي در وقت امكان برگزاري جلسات آنلاين براي دست يابي به هدفتان را بررسي كنيد.
  • از يك تسهيل گر بي طرف براي مثبت و متمركز نگه داشتن فضاي جلسه استفاده كنيد.
  • براي دستيابي به خروجي هاي مشخص و تعريف شده تلاش كنيد.
  • از دستوركار جلسه پيروي كنيد اگر بحثي طولاني شد همراه گروه تصميم بگيريد كه آن را ادامه دهيد، آن را به بعد موكول كنيد و يا يك زير گروه مشخص كنيد كه به آن موضوع بپردازد و نتيجه را گزارش دهد.
  • براي تشويق افراد به ارائه پيشنهادات جالب، حين انجام توفان فكري به ارزيابي نظرات نپردازيد.
  • سعيد كنيد به توافق برسيد و سپس تصميم اتخاذ شده را به گام هايي اجرايي تبديل كنيد قبل از خاتمه جلسه، وظيفه هر فرد را مشخص كنيد.
  • پايان دادن جلسه در زمان مقرر، كارا ترين راه براي ارزشمند كردن جلسات است.

آنچه در اين چكيده مي آموزيد

  1. چه چالش هايي باعث عدم بهره وري جلسات مي شوند؟
  2. چگونه جلسات را براي دستيابي به يك هدف مشخص هدايت كنيد؟
  3. چگونه جلسه را به نحوي موثر و متمركز پيش ببريد؟

آيا از جلسات مي ترسيد؟ آن ها در بدترين حالت مي توانند بي هدف، خسته كنند و مايوس كننده باشند با اين وجود همين جلسات در بهترين حالت مي توانند بسيار پربار و حتي انرژي را باشند. چارلي هاوكينز راه انرا به شما نشان مي دهد او فعاليت هاي انجام شده در جلسات را به اجزاي اصلي تقسيم مي كند و نكاتي را براي برنامه ريزي، اداره و خاتمه دادن جلسات ارائه مي كند

او در يك سري دروس خوش ساختار، دلايل عدم موفقيت جلسات را گوشزد كرده و شما را مجهز به ابزاري مي كند كه همواره بايد از آن ها استفاده كنيد اگر مي خواهيد يك جلسه دونفره ترتيب دهيد و يا اينكه همه اعضاي تيم را دور هم جمع كنيد.

اصول جلسه

براي به دست آوردن نتايج دلخواه از جلسات از پيش برنامه ريزي كنيد چهار اصل برنامه ريزي را در نظر داشته باشيد: (هدف، افراد، مكان و آمادگي)

اولين قانون يك جلسه، داشتن هدف است هدف شما شايد مبادله اطلاعات، ارائه گزارش به موسسين يا شنيدن يك سخنراني باشد، يا شايد بخواهيد دوره آموزشي جديدي ارائه كرده يا اهداف شركت خود را مشخص كنيد.

در يك پيش جلسه، اهداف جلسه خود را به تسهيل گر، ثبت كننده مباحث و ساير شركت كنندگان توضيح دهيد و نقش آن ها در جلسه را مشخص كنيد اين اهداف مشخص را به برنامه ها و خروجي هاي مشخص پيوند دهيد سپس فهرست كامل شركت كنندگان و دستوركار جلسه را تهيه كنيد.

پيشاپيش اهداف را با تمامي كساني كه در جلسه شركت خواهند كرد در ميان بگذاريد

در مورد اهداف جلسه خود صريح و صادق باشيد براي مثال اگر جلسه را براي كسب حمايت از عقايد خود ترتيب داده ايد و چيزي كه واقعا مي خواهيد همين است، وانمود نكنيد جلسه براي يافتن بهترين راه حل تشكيل مي شود وادار كردن افراد به تلاش براي دستيابي به يك هدف پنهاني بسيار بي فايده است.

كم بودن تعداد حضار و همچنين زياد بودن آنها مي تواند از بهره وري جلسه بكاهد بنابراين ابتدا اندازه گروه مناسب براي هدف خود را مشخص كنيد

گروه هاي بزرگ براي مباحث يك طرفه مثل اعلان هاي عمومي مناسب هستند گروه هاي كوچك براي همكاري و تبادل نظر مناسب ترند در صورت لزوم مي توانيد گروه هاي جلسات بزرگ را به زير گروه ها تقسيم كنيد فهرست شركت كنندگان را به افرادي محدود كنيد كه مستقيما با موضوع جلسه در ارتباط هستند و مطمئن شويد كه همكاران اثرگذار در تصميمات، در جلسه شركت مي كنند

اگر آن ها نمي توانند شخصا در جلسات شركت كنند پيشنهاد دهيد كه از راه دور مثلا با تلفن يا ويدئو كنفرانس در جلسات مشاركت داشته باشند يا از آن ها بخواهيد نماينده اي به جاي خود بفرستند.

سپس محل برگزاري جلسه را ارزيابي كنيد آيا اتاق مورد نظر با توجه به تعداد شركت كنندگان مناسب است؟ آيا ميزان صداهاي مزاحم بيش از حد نيست؟ آيا دكور بي روح و نامرتب است و يا زنده و ترغيب كننده است؟

به دنبال شرايطي باشيد كه موجبات راحتي و تعامل سازنده را فراهم آورد در برخي موارد شايد بهترين راه حل ممكن، ملاقات هاي غير همزمان يا جلسات آنلاين به جاي مباحث رودررو باشد بازه زماني مشخصي در نظر بگيريد تا شركت كنندگان ديدگاه و نظراتشان را در فضاي آنلاين به اشتراك بگذارند.

به اين ترتيب افراد مي توانند نظرات يكديگر را دريافت كنند، در مورد آن نظر دهند و برمبناي آن تصميم گيري كنند در انتهاي زمان از پيش تعيين شده، نظرات آن ها را خلاصه كرده و به همه اعلام كنيد.

اين يك روش موثر طوفان فكري است كه باعث مشخص كردن اولويت هاي بخش هاي مختلف و ايجاد توافق در اتخاذ تصميمات شركت مي شود.

اكنون بر دستور جلسه خود تمركز كنيد قبل از اضافه كردن هر موردي به آن، فكر كنيد كه آيا به تامين اهداف جلسه كمك مي كند يا خير، سپس هر موضوع حاشيه اي يا تكراري را حذف كنيد هنگام فهرست كردن موارد، تا جاي ممكن همه جزئيات را مشخص كنيد و هميشه يك چارچوب زماني براي بحث كردن راجه به آن ها در نظر بگيريد

اگر شركت كنندگان موضوعي را به دستور جلسه اضافه مي كنند، زمان لازم براي بحث كردن راجع به آن را از آن ها جويا شويد و سپس ۵۰ درصد به آن ها اضافه كنيد اغلب افراد زمان لازم براي يك بحث را كمتر از حد معمول تخمين مي زنند.

براي برگزاري يك جلسه كارا و روان، قوانيني پايه اي تنظيم كنيد

نحوه معرفي موضوعات جديد و اتخاذ تصميمات توسط شركت كنندگان را مشخص كنيد قوانين رايج شامل اين موارد هستند: اجازه دادن به همه شركت كنندگان براي ارائه نقطه نظراتشان، اتمام جلسه در موعد مقرر اجتناب از انجام مكالمات جانبي ارسال ايميل يا تماس هاي تلفني در حين برگزاري جلسه مخصوصا هنگامي كه كسي در حال صحبت براي جمع است

همچنين در جلسات موفق، هدف گروه دست يابي به اتفاق نظر مي باشد و در صورت عدم توافق حضار مي توان از روش راي گيري استفاده كرد.

در نهايت همه ابزار لازم براي برگزاري جلسه را بررسي كنيد امكانات فني در آمادگي جلسات، بسيار حياتي است حتي اگر ميزبان به شما اطمينان دهد كه همه امكانات فراهم است نسخه هاي مختلفي از ارائه خود و تجهيزات لازم را همراهتان داشته باشيد.

يك جعبه لوازم كار براي مواقع اظطراري همراه داشته باشيد: سه راهي، دفترچه شامل مطالبي كه مي خواهيد ارائه دهيد ماژيك، سه پايه، خودكار هاي اضافه، كاغذ و ساعت

دگر صفحات:

طراحي سايت در تبريز

جمع بندي

قبل از اتمام جلسه چهار نكته مربوط به اتمام جلسه را بررسي كنيد: توافق، صدور راي، نقد/ تجليل و ارتباط حذف حتي يكي از اين گام هاي حياتي همه زحمات شما براي برنامه ريزي و برگزاري جلسه را هدر مي دهد

پس از بررسي همه گزينه هايي كه گروه مطرح كرده اند، به عنوان يكي مجموعه تصميم بگيريد كه كداميك از نظرات ارزش پيگيري دارند

توافقاتي كه از طريق بحث به دست آمده باشند ارجحيت دارند، راي گيري بايد آخرين گزينه باشد، زيرا گروه را به برندگان و بازندگان تقسيم مي كند

از تفكر گروهي يا تصديق كردن نظرات، قبل از اينكه همه آن ها را لحاظ كنيد، همه شركت كنندگان را به بحث بكشانيد و آن ها را تشويق كنيد كه هرگونه شروط و استثنائات را نيز بيان كنند.

در فواصل معين، راي گيري از مخالفان و موافقان را با استفاده از مشت بسته تا ۵ انگشت باز انجام دهيد تا نظر هر يك از شركت كنندگان را بفهميد هرچه با تصميم موافق تر باشند ۵ انگشت خود را بالا مي برند و اگر اصلا موافق نباشند مشت خود را بالا مي برند

اين كار به شما ديدگاهي سريع از موردي مي دهد كه افراد بايد براي به توافق رسيدن پيرامون آن تلاش كنند.

وقتي به توافق رسيديد، تصميمات گروه را به گام هايي مشخص تقسيم كنيد و افرادي را انتخاب كنيد كه به آن ها بپردازند گاهي شركت كنندگان نگرانند كه اگر نظرات خود را بيان كنند، مجبور شوند اجراي آن را نيز به عهده بگيرند

اين ترس، افراد را از ارائه پيشنهادات خوب باز مي دارد در واقع، اغلب كساني كه بهترين نظرات را ارائه مي كنند، افراد مناسبي براي انجام برنامه ريزي و پرداختن به جزئيات نيستند با مجزا كردن طوفان فكري و اجرا به عنوان دو فعاليت جداگانه با مسئوليت هاي متفاوت، افراد را به ارائه نظراتشات تشويق كنيد.

در هر حال، بهترين كاري كه مي توانيد انجام دهيد پايان دادن جلسه در وقت مقرر است اگر اين كار را انجام دهيد، افراد در مي يابند كه به برنامه زماني آن ها احترام مي گذاريد حين اجراي جلسه به زمان بندي خود پايبند باشيد، بنابراين هنگامي كه به مباحث نهايي دستوركار جلسه نزديك مي شويد، به زمان پايان جلسه نيز نزديك شده ايد

اگر در طول جلسه زمان بيشتري را به يك موضوع خاص اختصاص داده ايد، بحث كردن درباره اثرات آن تصميم بر دستور كار جلسه را فراموش نكنيد.

موفقيت هاي حاصل از جلسه را ارزيابي كنيد و به رفع كمبودها بپردازيد براي استفاده از يك سيستم رتبه بندي موارد صحيح و موارد نيازمند تغيير فهرست مواردي كه به خوبي انجام شده اند و آن هايي كه نيازمند تغيير هستند را تهيه كرده و سپس گزينه هاي خود براي بهبود آن ها را مطرح كنيد.

اين كار به شما كمك مي كند تا الگوها و رفتارهايي كه باعث كاهش اثرگذاري گروه مي شوند را از ريشه بركنيد يادتان باشد كه هم دستاوردهاي فردي و هم موفقيت هاي گروهي را تشويق كنيد لازم نيست قدرداني بسيار پيچيده باشد، فقط كافيست با ملاحظه باشيد، مثلا شيريني تعارف كنيد و يا اگز جلسه شما الكترونيكي است، يك ايميل تشكر بفرستيد.

اگر صورت جلسه را تهيه و منتشر نكنيد، درست مانند آن است كه جلسه اي برگزار نشده است يادداشت ها باعث مرور مطالب جلسه مي شوند و مواردي كه بايد كامل شوند را به افراد يادآوري مي كنند

يادداشت موارد بر صفحات بسيار بزرگ در طول جلسه به شما اطمينان مي دهد كه گروه نيز موضوع را پي گيري مي كند موضوعات مرتبط، توافقات حاصله و مسئوليت هاي فردي را فهرست كنيد

نظرات موافق و مخالف جلسه را نيز در نظر بگيريد صورت جلسه را به سرعت بين شركت كنندگان و سايز گروه هاي ذينفع توزيع كنيد

ارسال يك ايميل يادآوري قبل از جلسه آينده به كساني كه موظف به انجام كاري هستند نيز مفيد است.

 

جلسات دنياي مدرن

اگر جلسه شما رودررو و دو نفري است و يا از طريق ويدئو كنفرانس و يا يك جلسه آنلاين انجام مي شود، اصول اوليه در مورد آنها يكسان است

براي جلسه هدفي در نظر بگيريد و آن را به گام هاي بعدي پيوند بزنيد مطمئن شويد كه افرادي كليدي در جلسه شركت كرده اند و اندازه گروه را درست انتخاب كرده ايد اهميت حضور افراد را به آن ها توضيح داده و همه مستندات را به صورت آنلاين يا از طريق ايميل در اختيار آن ها قرار دهيد به ياد داشته باشيد

تماس هاي تلفني يا جلسات آنلاين مي تواند افراد را از ابعاد ديداري مشاركت محروم كند، بنابراين هنگام صحبت خود را معرفي كنيد و گاهي براي شنيدن پاسخ سايرين سكوت كنيد

اگر بايد با شخصي جلسه رودررو برگزار كنيد، مطمئن شويد كه زمان جلسه براي هر دوي شما مناسب است اصول اوليه برگزاري جلسه در اين مورد هم صدق مي كنند كه عبارتند از : به سمت گام هاي عملي پيش برويد، حواس پرتي ها را به حداقل برسانيد و نسبت به زمان اختصاص يافته به هر مورد حساس باشيد پرداختن به موضوعات تصادفي و ناخواسته ممكن است باعث به هم ريختن برنامه شخص مقابل شود

سعي كنيد يك مكان خنثي انتخاب كنيد، بنابراين هيچكس برتري رواني نادرستي بر ديگري نخواهد داشت افراد اغلب فراموش مي كنند كه مباحثات دونفره خود را با توافق در مورد گام هاي عملي به پايان ببرند حتي اگر جلسه شما غير رسمي است، اهداف آن را فراموش نكنيد فهرست مواردي كه بايد مورد بررسي قرار گيرند و اشخاص موظف به انجام آن ها را مرور كنيد.


برچسب: ،
امتیاز:
 
بازدید:
+ نوشته شده: ۳ اسفند ۱۳۹۵ساعت: ۱۱:۰۹:۲۸ توسط:شيوا راد موضوع:

{COMMENTS}
ارسال نظر
نام :
ایمیل :
سایت :
آواتار :
پیام :
خصوصی :
کد امنیتی :